EVALUASI KINERJA SISTEM TEMU KEMBALI

            Dari uraian diatas dapat disimpulkan beberapa hal, yaitu sebagai berikut:

1. Sistem temu kembali informasi merupakan sebuah sistem yang berguna dalam memanggil    dan menempatkan dokumen dari/dalam basis data sesuai dengan permintaan pengguna.

2. Evaluasi ini perlu dilakukan dalam kaitannya dengan biaya, dikenal dengan nama evaluasi    efektivitas-biaya (cost-effectiveness). Evaluasi dilakukan untuk menjelaskan bagaimana sistem beroperasi atau untuk mengetahui mengapa sistem berfungsi pada tingkat efisiensi tertentu.

3. Parameter efektivitas ialah rasio perolehan (recall) dan rasio ketepatan (precision).

Rasio perolehan adalah perbandingan dokumen ditemukan dengan jumlah total dokumen        relevan dalam system.

4. Evaluasi unjuk kerja dipusatkan pada penelusuran yang dilakukan pada berbagai sistem atau pada produk dokumenter atau pada peran jasa dan produk dokumenter sebagai sarana temu balik.

5. Kegagalan utama dalam sistem simpan dan temu balik lazimnya berkaitan dengan kriteria unjuk keja yaitu perolehan dan ketepatan.

6. Efektivitas biaya menunjukan apakah unjuk kerja dapat disempurnakan dengan biaya yang masuk akal atau tanpa biaya sama sekali. Juga dapat ditunjukkan apakah biaya dapat dikurangi tanpa mempengaruhi kinerja atau unjuk kerja.

7. Evaluasi manfaat biaya sulit dilaksanakan karena manfaat langsung dari jasa temu sulit diidentifikasi dan juga tidak mudah diukur. Namun pembaca dapat membandingkan biaya jasa dengan biaya memperoleh informasi dengan cara lain. Metode lain ialah memperkirakan waktu yang digunakan

EVALUASI KINERJA SISTEM SIMPAN DAN TEMU KEMBALI INFORMASI

Information Retrieval merupakan suatu proses pencarian data yang tidak terstruktur dari beberapa koleksi besar, yang kemudian ditemukan hasil suatau informasi yang dibutuhkan,baik pencarian pada media penyimpanan data internal komputer maupun yang terdapat pada media penyimpanan internet.

Komponen sistem temu balik yaitu pengguna, query, dokumen, indeks doukumen, dan pencocokan.

Fungsi sistem temu balik ada tujuh yaitu mengidentifikasi informasi, menganalisis isi dari sumber informasi (dokumen), mempresentasikan isi dan sumber informasi yang telah dianalisis, menganalisis permintaan-permintaan pemakai dan mempresentasikannya kedalam bentuk yang disesuaikan, menyesuaikan pernyataan penelusuran dengan database, menemukan informasi yang relevan,  membuat penyesuaian kebutuhan pada dasar sistem arus balik dari pemakai.

Model sistem temu kembali informasi menentukan detail sistem temu kembali. Informasi yaitu meliputi representasi dokumen maupun query, fungsi pencarian (retrieval function)  dan notasi kesesuaian (relevance notation) dokumen terhadap query. Salah satu model sistem temu kembali informasi yang paling awal digunakan adalah model boolean.

Cara kerja Information Retrieval masa depan, saat ini pun sudah diperkenalkan oleh google berupa teknologi alat pencari Google Glasses.

AUTHORITY CONTROL DAN AUTHORITY LIST

           Authority control adalah alat yang digunakan pustakawan dalam menentukan bentuk-bentuk tajuk, seperti tajuk nama, badan korporasi, dan tajuk subjek. Authority control digunakan untuk membantu pengguna menelusuri katalog atau indeks perpustakaan secara efektif dan menjaga keseragaman bentuk tajuk yang digunakan pada katalog untuk mewakili subjek, nama orang atau badan korporasi, judul, dan nama wilayah.

          Authority list merupakan dokumen yaitu daftar nama orang atau badan yang ditetapkan sebagai tajuk perpustakaan. Fungsi dari authority list adalah menyeragamkan dan mengendalikan tajuk-tajuk nama dan subyek, serta acuan-acuan yang digunakan di katalog perpustakaan.

PENGINDEKSAN SUBJEK

Indeks merupakan hal yang penting kepada para pengguna terutama kepada para peneliti. Kini kebanyakan informasi dapat diakses melalui layaanan indeks berkomputer atau secara online didalam bentuk pangkalan dat CD-ROM atau melalui internet. Hanya dengan mengetik kata-kata berdasarkan kata sumber tertentu yang diperlukan, semua bahan atau sumber informasi yang berkaitan dengan kata tersebut akan terdaftar.

Pencarian informasi dengan metode ini lebih mudah daripada metodelama yaitu indeks dalam bentuk petunjuk.

Dengan cara yang lama pengguna harus melihat indeks yang kadangkala mempunyai banyak jilid atau jumlah kartu yang banyak sebelum mengetahui informasi yang diperlukan dan dicari.

Dengan pengindeksan dibantu sistem komputer, ia akan menjadikan proses pencarian informasi menjadi lebih efesien dan efektif.

KERANGKA SISTEM INFORMASI

Dengan perkembangan ilmu pengetahuan maka bertambah pula materi pustaka yang dihasilkan. Dengan begitu perpustakaan harus memiliki pengaturan atau sistem yang digunakan dalam pengelolaan perpustakaan guna untuk memudahkan pemustaka memperoleh informasi. Sistem ini yang disebut dengan sistem informasi.

Pengelolaan informasi oleh perpustakaan meliputi penyimpanan dokumen, layanan dokumen, pelayanan perpustakaan dan jenis layanan perpustakaan.

SIKLUS TRANSFER INFORMASI

Informasi di zaman sekarang tidak lagi dianggap sebagai bahan keterangan yang berfungsi umtuk menambah pengetahuan. Tetapi ia berfungsi banyak dalam kehidupan manusia. Bahkan, demikian pentingnya informasi di zaman sekarang maka informasilah yang menduduki bagian yang sangat menentukandalam hampir segala kegiatan di masyarakat.

Informasi memang bersifat terbuka, terutama di dunia perpustakaan, khususnya perpustakaan umum. Bagi masyarakat yang tidak terlayani oleh pihak swasta, mereka bisa dilayani kebutuhan informasinya melalui perpustakaan umum.

Perpustakaan mengembangkan konsep berbagi informasi dengan tujuan untuk memaksimalkan fungsi-fungsi layanan perpustakaan diantaranya, menambah sumber informasi, mengurangi biaya operasional, meningkatkan penyerapan.

Klasifikasi sumber informasi terbagi menjadi 3, yaitu:

a.       Informasi Primer

b.      Informasi Sekunder

c.       Informasi Tersier

PENGORGANISASIAN INFORMASI

Organisasi informasi dapat diartikan sebagai kegiatan mengelola,menyusun,mengolah dan atau menata suatu data,ilmu pengetahuan, dan informasi lainnya sedemikian rupa sehingga mudah untuk ditemukan kembali, dapat dimengerti dan bermanfaat bagi penerimannya sebagai upaya pengembangan ilmu pengetahuan.

            Adapun  nilai-nilai yang dapat kita ketahui dalam perpustakaan itu yaitu , Nilai pendidikan yang mana manusia membutuhkan pendidikan dalam kehidupannya, Nilai informasi yang mana informasi ini sangat dibutuhkan oleh orang atau masyarakat dalam memenuhi kebutuhannya, Nilai ekonomis yang mana menjadi mediator untuk menetralisir tingkat kemahalan nilai ekonomis dari sebuah informasi yang dirasakan oleh masyarakat, Nilai sejarah dan dokumentasi, Nilai sosial, Nilai budaya yang mana perpustakaan adalah agen budaya, Nilai demokrasi dan keadilan, Nilai perubahan yang mana dapat berubah-ubah karena memiliki kemajuan dan perkembangan, Nilai hiburan dan rekreasi yang mana orang yang selalu membaca dapat memperoleh kepuasan dan kesejukan hati dan mengisi kekosongan hati.

            Fungsi adanya organisme informasi ialah menjadi alat bantu dalam pemilihan dokumen, penataan dokumen serta alat bantu dalam penelusuran dokumen.

KOMPETENSI PENGELOLA DOKUMEN

KOMPETENSI PENGELOLA DOKUMEN

                 1.Pustakawan adalah seseorang yang memiliki keahlian yang diperoleh melalui pendidikan fomal atau pelatiahan khusus yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam pelayanan dan mengelola perpustakaan.

2.Kodeetik pustakawan Indonesia secara umum adalah

1) aturantertulis yang harus dipedomani oleh setiap pustakawan dalam melaksanakan tugas profesi sebagai pustakawan.

2) etika profesi perpustakaan yang menjadi landasan moral yang dijunjung tinggi,  diamalkan,dan diamakan oleh setiap pustakawan.

3) ketentuan yang mengatur pustakawan dalam melaksanakan tugas kepala diri sendiri,sesama pustakawan,pengguna,masyarakatdan Negara. 

3.Record merupakan dokumen yang diciptakan atau diterima oleh badan korporasi,keluarga,perorangan dalam menjalankan fungsi dan aktivitasnya. Dan record manajer adalah mengumpulkan,menyimpan dan mengelola dokumen (record) berisi pengetahuan semi publik yang tidak lagi diperlukan dalam kegiatan sehari-hari suatu lembaga/organisasi.

4.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/ataupun pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi,tugas,dantanggungjawab melakukan kegiatan kearsipan.(UU 43/09).

5.Dokumentalis adalah menghimpun,mengolah menyimpan dan mendistribusikan dokumentasi.

6Mengembangkan kajian ilmu perpustakaan dan informasi. Mayoritas dari merka adalah akademisi yang ada di perguruan tinggi, yang tertarik dalam bidang informasi.

LEMBAGA PENGELOLA DOKUMEN

LEMBAGA PENGELOLA DOKUMEN

                        Pustakawan seperti sudah diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan dalam Bab 1 Pasal 1.8 menyatakan bahwa Pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan pelayanan perpustakaan.

Arsiparis adalah seseorang yang memilikikompetensi di bidang kearsipan yang diperolehmelalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. (UU 43/09)

DOKUMEN SEMI PUBLIK DAN PUBLIK

     Dokumen Publik adalah informasi yang isinya dapat disebarluaskan secara umum dan bebas untuk di ketahui oleh masyarakat atau semua orang. Sedangkan dokumen semi publik adalah dokumen yang digunakan untuk keberlangsungan kerja atau kegiatan sehari-hari suatu organisasi.

    Adapun fungsi dokumen semi publik yaitu Bermanfaat bagi kelompok /organisasi tertentu dan Berisi informasi yang berkaitan dengan organisasi atau menunjang kegiatan sehingga disimpan sebagai bukti suatu aktifitas. Sedangkan fungsi dokumen publik yaitu Sebagai sarana penyediaan informasi bagi masyarakat luas dan Sebagai sarana pendidikan.

    Contoh dokumen semi publik yaitu arsip dan rekod. Contoh dokumen publik yaitu buku, majalah, Koran,rekaman gambar , dan segala sesuatu yang bisa di sebar luaskan atau di terbitkan kepada seluruh masyarakat.

Adapun prinsip pengelolaan dokumen semi-publik yang telah diatur pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 29. Sedangkan prinsip pengelolaan dokumen publik meliputi : membuat indentifikasi informasi, katalogisasi, klasifikasi, kelengkapan koleksi, penyusunan koleksi, dan pengolahan dengan komputer.